SISTEM OPERASIONAL PASKA PENJUALAN (HqProperti)

HqProperti

SISTEM OPERASIONAL PASKA PENJUALAN

Sistem penjualan Cash Bertahap

Proses ini dijalankan tanpa melalui pembiayaan dari bank, total proyeksi waktu yang digunakan adalah :

·        Bangunan 1 lantai maksimal 257 hari atau 8.5 bulan

·        Bangunan 2 lantai maksimal 317 hari atau 10.5 bulan

Sistem penjualan Cash Bank / KPR

Proses ini dijalankan melalui pembiayaan dari bank pemberi kredit, jadi ada proses pengajuan data KPR ke pihak bank. Total proyeksi waktu yang digunakan adalah :

·        Bangunan 1 lantai maksimal 287 hari atau 9.5 bulan

·        Bangunan 2 lantai maksimal 347 hari atau 11.5 bulan

GRAFIK KERJA SISTEM OPERASIONAL

1- PERJANJIAN SEMENTARA JUAL BELI

Maksud dan tujuan : 

• Sebagai panduan dalam penentuan nilai titipan booking fee atas kavling yang terjual dalam periode bulan berjalan.
• Kepastian penjualan atas kavling, dimana kavling tersebut dianggap sementara tidak dijual sampai dengan proses penjualan berjalan sempurna.
• Langkah awal dalam pembuatan kartu piutang kavling.
• Panduan bagi bagian legal untuk memastikan kelengkapan data KPR calon konsumen, bagian arsitek untuk menjalankan proses klinik desain dan follow up terhadap proses pembuatan dokumen selanjutnya / PPJB.
• Bukti serah terima dokumen asli PSJB dari bagian penjualan kepada bagian keuangan.

Nomor Dokumen :

PSJB =            01/GA-1A/12-01-2008

PSJB = nomor urut dokumen/singkatan nama perumahan/nama kavling/tanggal-bulan-tahun

 Penanggung jawab :

Bagian penjualan merangkap legal KPR

Penjelasan umum :

Dokumen Perjanjian Sementara Jual Beli ( PSJB ) ini dibuat sesuai dengan tanggal uang yang diterima dari pihak konsumen yang biasanya kita terima dalam bentuk tunai. Type dan harga jual standart diisikan sesuai dengan data harga jual standart yang berlaku saat itu. Type dan  harga jual kesepakatan diisikan sesuai dengan hasil deal dengan pihak calon konsumen. Pembayaran pelunasan dengan pola KPR diisikan tanpa tanggal dan jumlahnya akan disesuaikan dengan nilai yang ada. Dokumen arsip akan diserahkan pada bagian keuangan untuk dimintakan tanda - tangan penerimaan berikut kwitansi pembayaran yang akan diserahkan kepada calon konsumen. Dokumen Perjanjian Sementara Jual Beli ( PSJB ) lepasan akan diserahkan kepada calon konsumen oleh pihak marketing berikut kwitansi penerimaan yang diterima dari bagian keuangan.

2- PERJANJIAN PENDAHULUAN JUAL BELI

Maksud dan tujuan :

• Sebagai panduan dalam penentuan harga jual pasti atas rumah dan kavling yang dibeli oleh konsumen.
• Kepastian penjualan atas kavling dan rumah, dimana kavling tersebut dianggap telah terjual secara sempurna.
• Dasar dalam pembuatan gambar kerja, pembuatan Kontrak Bangunan Kavling            ( KBK ), penulisan dan penagihan dalam data kartu piutang kavling.
• Merupakan dokumen awal dan resmi dari proses jual beli.

Nomor Dokumen :

PPJB =            01/GA-1A/12-02-2008

PPJB = nomor urut dokumen/singkatan nama perumahan/nama kavling/tanggal-bulan-tahun

 Penanggung jawab :

Bagian Penjualan dan Arsitek Penjualan

Penjelasan umum :

Dokumen Perjanjian Pendahuluan Jual Beli ( PPJB ) diisikan dengan cara sambil dibacakan kepada calon konsumen agar bagian penjualan tidak harus melakukan penjelasan secara berulang. Dalam dokumen Perjanjian Pendahuluan Jual Beli          ( PPJB ) ini mutlak dan wajib dilampiri dengan gambar standart rumah yang telah disetujui dan ditandatangani oleh calon konsumen. Hal ini dilakukan agar harga jual yang dicantumkan adalah harga FINAL yang diharapkan tidak berubah karena telah disesuaikan dengan bentuk dan ukuran rumah yang diinginkan oleh calon konsumen.

Dokumen Perjanjian Pendahuluan Jual Beli ( PPJB ) untuk konsumen dan yang terdapat dalam buku arsip dibacakan dan ditandatangani oleh konsumen terlebih dahulu. Baru dilakukan koreksi oleh bagian keuangan, site manager dan bagian penjualan, baru setelah itu manager operasional akan menandatangani dokumen Perjanjian Pendahuluan Jual Beli ( PPJB )  asli. Segala koreksi tentang dokumen Perjanjian Pendahuluan Jual Beli ( PPJB ) ini dapat dilakukan oleh konsumen lewat bagian penjualan.

Dokumen Perjanjian Pendahuluan Jual Beli ( PPJB )  lepasan akan diserahkan kepada calon konsumen oleh pihak marketing

3- SURAT PERINTAH MULAI BANGUN

Maksud dan tujuan :

• Sebagai panduan bagian pembangunan dalam pembuatan dan pembentukan dokumen Kontrak Bangunan Kavling ( KBK ).
• Kepastian budget dan nilai tertinggi biaya bangunan kavling yang akan dikeluarkan oleh bagian keuangan.
• Acuan batas waktu dan tahapan pembayaran borongan yang oleh bagian keuangan akan disesuaikan dengan rencana potensi uang masuk yang ada.

Nomor Dokumen :

SPMB =           08/GA-1A/12-05-2008

PPJB = nomor urut dokumen/singkatan nama perumahan/nama kavling/tanggal-bulan-tahun

Penanggung jawab :

Bagian Keuangan

Penjelasan umum :

Dokumen Surat Perintah Mulai Bangun ( SPMB ) ini diisi oleh bagian keuangan dan akan dikeluarkan dengan dengan syarat bahwa uang muka pembayaran konsumen telah lebih atau sama dengan 30 % dari kewajiban pembayaran dan atau pihak konsumen telah menerima surat persetujuan pembiayaan kredit ( SP2K ) dari pihak bank pemberi kredit.

Bilamana nilai dalam surat persetujuan pembiayaan kredit ( SP2K ) dari pihak bank pemberi kredit tidak mencukupi atau senilai dengan yang disepakati, maka pihak keuangan harus dan mutlak membuat komitmen pembayaran sisa kekurangan yang ada, agar ada kejelasan sisa / selisih nilai tersebut akan dibayarkan dengan kesepakatan tertulis.

Bilamana sisa pembayaran uang muka melewati dari masa pembangunan, maka serah terima kunci akan dilaksanakan dengan perjanjian terpisah dengan jaminan yang senilai dengan sisa kewajiban yag ada.

Nilai Kontrak Bangunan Kavling ( KBK ) yang dibuat oleh bagian pembangunan mutlak tidak boleh melebihi  dari nilai Surat Perintah Mulai Bangun ( SPMB ) yang telah dikeluarkan oleh bagian keuangan, termasuk nilai penambahan / perubahan dari spesifikasi standart yang ada.

4- KONTRAK BANGUNAN KAVLING

Maksud dan tujuan :

• Merupakan dokumen penunjukan pelaksanaan pembangunan kepada pihak ke 3 atau pelaksana lapangan.
• Sebagai panduan dalam pelaksanaan pembangunan rumah yang dibeli oleh konsumen.
• Panduan awal dan dasar dalam pembuatan kartu manual hutang borongan kavling.
• Dasar bagi pengawas lapangan dalam melaksanakan tugas pengawasan fisik lapangan dan menjaga kendali dari sisi mutu dan biaya.

Nomor Dokumen :

KBK  = 01/GA-1A/12-02-2008

PPJB = nomor urut dokumen/singkatan nama perumahan/nama kavling/tanggal-bulan-tahun

Penanggung jawab :

Bagian Pembangunan dan Arsitek Penjualan

Penjelasan Umum :

Dokumen Kontrak Bangunan Kavling ( KBK ) ini diisi oleh bagian pembangunan yang merupakan acuan dalam pelaksanaan pembangunan unit rumah di lapangan.

Dalam dokumen ini berisi berita acara negosiasi awal dengan pihak pelaksana, hal ini akan digunakan sebagai acuan bagian pembangunan untuk melakukan koordinasi dengan bagian keuangan tentang tata cara dan waktu yang pas dan tepat untuk menjadwalkan pembayaran biaya pembangunan unit rumah. Nilai borongan dalam hitungan per m2 adalah nilai baku dan tidak boleh berubah dari standart dan pedoman yang ada dalam Surat Perintah Mulai Bangun ( SPMB ). Nilai penambahan spesifikasi bangunan akan dituangkan dalam ketentuan khusus yang akan dihitung terpisah dan dimasukkan dalam pembayaran di akhir.

Dalam ketentuan pembayaran terdapat jadwal pembayaran dengan target opname yang disepakati. Nilai waktu tanggal pembayaran bersifat mutlak dan tidak berubah meskipun jadwal pembangunan maju / lebih cepat dari target, agar proyeksi keuangan yang dibuat tidak berubah – ubah dan  diharapkan tidak menggangu proses pembangunan.

Cara perhitungan opname pembangunan menggunakan tabel opname yang dibuat dan dijelaskan kepada pelaksana, bukan penghitungan dengan nilai bobot pekerjaan detail. Lampiran ketentuan pembayaran, tata tertib pelaksanaan pekerjaan kavling dan surat pernyataan harus ditandatangani dan dilaksanakan, hal ini agar tidak menghambat proses pembayaran yang akan langsung  dilaksanakan oleh bagian keuangan.

Addendum kontrak maksimal dijalankan 2 kali, itupun bila sangat terpaksa dijalankan karena dari pihak konsumen meminta penambahan / perubahan bangunan.

Addendum kontrak ini tidak akan mengubah dokumen Kontrak Bangunan Kavling      ( KBK ) utama yang telah ditandatangani di depan.

5- PROGRES FOTO RUMAH

Maksud dan tujuan :

• Merupakan dokumen pantauan terhadap progres pembangunan rumah selama berjalan dalam kurun waktu yang disepakati
• Evaluasi bersama dan dasar komunikasi bagi pengawas lapangan dengan konsumen dalam melaksanakan tugas pengawasan fisik lapangan dan menjaga kendali waktu yang ada.

Nomor Dokumen :

Tidak ada

Penanggung jawab :

Arsitek penjualan dan bagian pembanguan

Penjelasan Umum :

Dokumen Progres Foto Rumah ( PFR ) ini berisikan cetakan foto rumah yang diambil setiap awal bulan, yakni minggu pertama yang akan ditempekan dalam kotak yang telah disediakan.

Cara perhitungan opname pembangunan menggunakan tabel opname yang dibuat dan dijelaskan kepada pelaksana, bukan penghitungan dengan nilai bobot pekerjaan detail. Lihat lampiran tambahan.

6- SERAH TERIMA PEMBANGUNAN KAVLING

Maksud dan tujuan :

• Merupakan dokumen yang menyatakan bahwa pihak pemborong telah selesai melaksanakan pekerjaan dengan baik dan pihak developer diwakili oleh Site Manager menerima dengan baik hasil pekerjaan tersebut.
• Sebagai panduan bagi keuangan untuk menghitung retensi pembayaran borongan.
• Dasar bagi bagian pembangunan untuk menyerahkan bangunan kepada konsumen atas rekomendasi dari bagian keuangan.
• Perhitungan masa garansi bangunan dimulai dari tanggal dalam dokumen ini.

Nomor Dokumen :

Tidak ada

Penanggung jawab :

Bagian Pembangunan 

Penjelasan Umum :

Dokumen Serah Terima Pembangunan Kavling ( STPK ) ini diisi oleh manager operasional yang terlebih dahulu oleh arsitek penjualan, bagian pembangunan dan pelaksana lapangan telah melakukan pemerikasaan bangunan 1 dan pemeriksanaan final. Jadi dokumen serah terima pembangunan kavling akan ditanda - tangani di akhir oleh manager operasional bila dalam pemeriksanaan bangunan semua item pemeriksaan telah dapat diterima dengan baik.

Pemeriksanaan bangunan ini bersifat mutlak dan dilaksanakan di lapangan dengan dihadiri oleh arsitek penjualan, bagian pembangunan dan pelaksana / pemborong. Toleransi perbaikan tidak boleh lewat dari 2 minggu atau jadwal serah terima kepada konsumen. Bagian pembanguan bertanggung - jawab penuh terhadap proses pantauan item perbaikan yang harus secepatnya dijalankan. Diupayakan catatan pemeriksaan seminimal mungkin agar menghindari kesulitan dalam serah terima bangunan kepada konsumen.

 7- REKOMENDASI AKTA JUAL BELI

Maksud dan tujuan :

• Kendali terhadap proses pelepasan obyek jual beli / sertifikat kavling kepada konsumen.
• Merupakan dokumen yang menyatakan bahwa pihak developer telah melakukan proses pemindahan nama atas sertifikat kepada calon konsumen dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
• Sebagai panduan akhir bagi keuangan untuk menghitung hak dan kewajiban antara pihak konsumen dan pihak developer.

Nomor Dokumen :

Tidak ada

Penanggung jawab :

Bagian Keuangan dan Manager Operasional

Penjelasan Umum :

Dokumen Rekomendasi Akta Jual Beli ( RAJB ) ini dibuat dan diisi oleh bagian keuangan. Hal ini digunakan sebagai dasar dan syarat  yang harus diisi oleh bagian keuangan hingga akhirnya sertfikat boleh dibalik nama ke atas nama konsumen.

Dalam dokumen ini pihak penjualan / legal akan merekomendasikan notaris yang digunakan untuk proses balik nama kepada bagian keuangan berikut kisaran biaya yang akan timbul. Dokumen ini adalah acuan tuntas / akhir dalam proses jual beli yang terkait dengan masalah pembayaran konsumen.

8- BERITA ACARA SERAH TERIMA

Maksud dan tujuan :

• Merupakan dokumen yang menyatakan bahwa pihak konsumen telah menerima dengan baik pekerjaan rumah dari pihak developer diwakili oleh bagian penjualan.
• Batas akhir dari penyelesaian proses jual beli, dimana hak dan kewajiban masing – masing pihak harus sudah diselesaikan secara sempurna.
• Perhitungan masa garansi bangunan dimulai dari tanggal dalam dokumen ini.

Nomor Dokumen :

BAST  = 01/GA-1A/12-10-2008

BAST =                    nomor urut dokumen/singkatan nama perumahan/nama kavling/tanggal-       bulan-tahun

Penanggung jawab :

Bagian Penjualan dan Bagian Pembangunan

Penjelasan Umum :

Dokumen Berita Acara Serah Terima ( BAST ) ini adalah bagian akhir dan benteng terkahir proses jual beli. Hal ini dilaksanakan sebagai dasar bagi pihak developer untuk menghitujng masa garansi bangunan yang tercantum daalm dokumem Perjanjian Pendahluan Jual Beli ( PPJB). Berita Acara Serah Terima ( BAST ) boleh ditandatangani dan dijalankan kalau memang kewajiban konsumen telah selesai 100 % atau lunas. Apabila Berita Acara Serah Terima ( BAST ) dijalankan dan masih ada kewajiban sisa pembayaran konsumen, maka mutlak dari sisa pembayaran tersebut harus sudah terjadwal pasti dengan surat pernyataan dalam bentuk format yang bebas dan mutlak harus ada jaminan yang melekat.

 info HqProperti 081322375542